협상에 의한 계약 사전설명회를 활용한 입찰제안서 개발

협상에 의한 계약 사전설명회를 활용한 입찰제안서 개발

 

 

 

무지개경영(주) 대표컨설턴트 박종훈입니다.

 

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경영컨설팅을 초기에는 입찰전략 및 입찰제안서 의뢰가 확정되면

클라이언트와 동행하여 사전설명회에 참여해왔습니다.

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사전설명회를 통해 다양한 정보를 확보할 수 있었으며

정보에 근거하여 추가적인 자료 확보를 위해

정보공개청구법을 활용하여 기존 낙찰자의 과업수행 정보를 확인할 수 있었습니다.

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최근에 사전설명회 운영 비율이 높아져서

사전설명회를 통한 입첼제안서 작성 전략에 대해 설명드리겠습니다.

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조달청 나라장터의 협상에 의한 계약 방식은 공공조달 시장에서 중요한 입찰 방식 중 하나로 단순히

최저가를 기준으로 낙찰자를 선정하는 것이 아니라, 기술력, 품질, 가격 등 다양한 요소를 종합적으로

평가하여 최적의 공급자를 선정하는 절차를 포함합니다.

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이 과정에서 사전설명회는 입찰 참여자들에게 중요한 정보를 제공받고, 효과적인 제안서를 작성할 수

있는 기회를 제공하며, 본 게시글에서는 사전설명회를 활용하여 경쟁력 있는 입찰제안서를 작성하는

전략을 구체적으로 살펴보겠습니다.

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글쓴이 박종훈 대표컨설턴트

 

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[1] 사전설명회의 목적과 중요성 이해

사전설명회는 발주기관이 입찰 참여자들에게 과업의 세부사항, 요구사항, 평가 기준 등을 설명하고,

입찰 참여자들의 질문에 답변하는 자리로써, 발주기관은 입찰 참여자들이 과업의 목적과

요구사항을 명확히 이해하도록 돕고, 제안서 작성 과정에서 발생할 수 있는

오해나 혼란을 최소화 하는데 목적을 두고 있습니다.

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사전설명회는 입찰 참여자들에게 단순히 정보를 제공받는 기회에 그치지 않고, 발주기관의 의도와

기대를 파악할 수 있는 중요한 접점으로 입찰 참여자는 이를 단순한 설명회로 여기지 말고,

제안서 작성 전략을 수립하는 데 있어 핵심적인 자료 수집의 기회로 활용해야 합니다.

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[2] 사전설명회 준비 단계

사전설명회를 효과적으로 활용하기 위해서는 철저한 사전 준비가 필요하며,

다음은 준비 단계에서 고려해야 할 주요 사항들입니다.

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[2.1] 과업지시서 및 공고문 분석

사전설명회에 참석하기 전, 발주기관이 제공한 과업지시서와 공고문을 철저히 분석해야 하며,

이를 통해 발주기관이 요구하는 과업의 범위, 주요 성과 지표, 평가 기준 등을 명확히 파악할 수 있습니다.

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특히 평가 항목 및 배점 기준을 숙지하여 제안서 작성 시 어떤 부분에 중점을 둬야 할지 전략을 수립해야 합니다.

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[2.2] 예상 질문 준비

사전설명회는 발주기관에 직접 질문할 수 있는 기회이며, 과업지시서를 검토하면서 이해가 어려운

부분이나 추가적인 정보가 필요한 부분을 미리 정리해 두어야 합니다.

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구체적이고 명확한 질문을 준비하면 발주기관의 의도를 보다 정확히 이해할 수 있습니다.

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[2.3] 경쟁 환경 분석

해당 사업에 참여할 가능성이 높은 경쟁사들의 강점과 약점을 분석하는 것도 중요하며,

경쟁사의 제안서가 어떤 방향으로 작성될 가능성이 높은지 예측하고, 차별화된 전략을 마련할 수 있습니다.

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[3] 사전설명회 참석 단계

사전설명회에서는 발주기관이 제공하는 정보를 최대한 활용하고, 발주기관과의 소통을 통해

추가적인 인사이트를 얻는 것이 중요합니다.

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[3.1] 주요 정보 기록

발주기관이 설명하는 내용 중 핵심 사항들을 꼼꼼히 기록해야 합하며, 특히 과업의 목적, 기대 효과,

평가 기준 등에 대한 설명은 제안서 작성 시 중요한 참고 자료가 됩니다.

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또한 발주기관이 강조하는 사항은 제안서에서 반드시 반영해야 할 요소로 간주해야 합니다.

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[3.2] 질의응답 시간 활용

질의응답 시간은 발주기관과 직접 소통할 수 있는 중요한 기회로 준비해 온 질문을 명확히 전달하고,

발주기관의 답변을 통해 요구사항을 보다 구체적으로 이해할 수 있습니다.

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또한 다른 입찰 참여자들이 제기하는 질문과 이에 대한 답변도 주의 깊게 청취하여 추가적인 정보를 얻을 수 있습니다.

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[3.3] 분위기 파악

사전설명회는 발주기관의 의도와 기대를 파악할 수 있는 자리이기도 하며,

발주기관 관계자들의 발언 내용과 태도를 관찰하며 어떤 부분에 관심이 많은지, 어떤 요소를 중시하는지를

파악하면 제안서 작성 시 이를 반영할 수 있습니다.

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[4] 사전설명회 이후 제안서 작성 전략

사전설명회에서 얻은 정보를 토대로 구체적이고 차별화된 제안서를 작성하기 위해 다음과 같은 전략을 활용할 수 있습니다.

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[4.1] 요구사항 반영

사전설명회에서 확인한 발주기관의 요구사항을 제안서 전반에 충실히 반영해야 하며,

특히 발주기관이 강조한 사항은 제안서의 핵심 내용으로 포함시키고, 이를 해결하기 위한 구체적인 방안을 제시해야 합니다.

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[4.2] 차별화된 강점 부각

경쟁사와 차별화될 수 있는 기업의 강점과 역량을 부각해야 하며, 유사 사업 수행 경험, 전문 인력 보유 여부,

독창적인 기술력 등을 구체적으로 제시하며 발주기관이 신뢰할 수 있도록 설득력 있게 작성해야 합니다.

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[4.3] 평가 기준 맞춤형 구성

발주기관이 제공한 평가 기준에 따라 제안서의 구조와 내용을 구성해야 하며, 기술 평가 항목이 높은

비중을 차지한다면 기술적 우수성을 강조하고, 가격 평가 항목이 중요하다면 비용 효율성을

부각시키는 방식으로 접근해야 합니다.

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[4.4] 구체적이고 실현 가능한 방안 제시

발주기관은 실현 가능한 해결 방안을 선호하며, 구체적인 실행 계획과 예상 결과를 명확히 기술하고,

이를 뒷받침할 데이터나 사례를 첨부하는 것이 효과적입니다.

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[5] 사후 관리 및 피드백 수집

입찰 과정이 끝난 후에도 사후 관리를 통해 향후 입찰 경쟁력을 강화할 수 있습니다.

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[5.1] 결과 분석

입찰 결과가 발표되면 평가 결과와 낙찰자의 제안서를 분석하여 부족했던 점과 개선해야 할 부분을 파악해야 합니다.

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[5.2] 피드백 요청

발주기관에 피드백을 요청하여 평가 과정에서 부족했던 점이나 향후 개선 방안을 확인하는 것도 중요하며,

다음 입찰에서 더욱 경쟁력 있는 제안서를 작성할 수 있습니다.

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[맺음말]

조달청 나라장터 협상에 의한 계약에서 사전설명회는 단순히 정보 제공의 자리가 아니라,

경쟁력 있는 입찰제안서를 작성하기 위한 핵심적인 자료 수집의 기회로 활용되어야 할 것이며,

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철저한 준비와 적극적인 참여를 통해 발주기관의 요구사항과 기대치를 정확히 파악하고,

이를 기반으로 차별화된 제안서를 작성한다면 성공적인 입찰 결과를 도출할 가능성을 높일 수 있습니다.

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