[칼럼]"입찰 제안서, 과업지시서를 넘어 전략을 읽어라

무지개경영(주) 대표컨설턴트 박종훈입니다.

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[칼럼]"입찰 제안서, 과업지시서를 넘어 전략을 읽어라

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공공입찰 시장은 매년 수조 원 규모의 예산이 투입되는 거대한 기회의 장으로 그만큼 경쟁도

치열하며 수많은 기업이 공공입찰에 참여하지만, 최종적으로 선정되는 기업은 소수에 불과하다.

공공입찰의 성패를 가르는 핵심 요소 중 하나는 바로 ‘과업지시서(TOR, Terms of Reference)’에 대한

대응 전략으로 과업지시서는 발주처가 원하는 사업의 방향성과 요구사항을 구체적으로 명시한 문서로,

얼마나 효과적으로 분석하고 대응하느냐가 제안서 작성의 성패를 좌우한다.

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그러나 많은 기업이 과업지시서를 단순히 요구사항의 나열로만 이해하거나, 발주처의 요구에

수동적으로 응답하는 데 그친다. 이는 공공입찰에서 흔히 범하는 실수다. 과업지시서는 단순한

요구사항이 아니라, 발주처의 ‘의도’와 ‘목표’를 읽어내는 전략적 문서로 접근해야 한다.

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과업지시서의 심층적 이해와 창의적 대응은 제안서를 단순히 충족 요건을 나열한 문서가 아니라,

발주처가 원하는 이상적인 파트너로 자리매김할 수 있는 강력한 도구로 변모시킨다.

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[새로운 관점: 과업지시서의 ‘숨겨진 의도’를 읽어라]

공공입찰 제안서를 작성할 때 많은 기업이 과업지시서에 명시된 요구사항을 단순히 충족시키는 데

집중한다. 하지만 과업지시서에는 발주처의 숨겨진 의도와 목표가 담겨 있다. 이를 읽어내지 못하면,

제안서는 단순히 요구사항을 나열한 평범한 문서로 남게 된다.

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[명시된 요구사항 뒤에 숨겨진 ‘진짜 문제’를 파악하라]

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과업지시서에는 발주처가 해결하고자 하는 문제의 겉모습만 드러나 있다. 예를 들어, 발주처가

"효율적인 데이터 관리 시스템 구축"을 요구한다고 했을 때, 단순히 시스템 개발이 아니라,

기존 시스템의 비효율성, 데이터 활용 부족, 조직 내 협업 문제 등 더 깊은 문제가 있을 가능성이 크다.

과업지시서에 명시된 요구사항을 넘어, 발주처가 직면한 근본적인 문제를 파악하고 이를 해결할 수 있는

솔루션을 제안해야 한다.

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[발주처의 ‘최우선 목표’를 이해하라]

과업지시서는 발주처의 최우선 목표를 암시적으로 드러낸다. 예산, 일정, 품질 등 어떤 요소가 가장

중요한지 파악해야 한다. 예를 들어, 발주처가 예산 제한을 강조한다면 비용 효율성을 극대화하는

방안을 제안해야 하고, 품질을 최우선으로 한다면 기술적 우수성과 혁신성을 강조해야 한다.

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[발주처의 ‘미래 비전’을 읽어라]

과업지시서는 발주처가 원하는 미래의 모습을 제시한다. 단기적인 요구사항 충족에 그치지 않고,

발주처가 추구하는 장기적 비전을 이해하고 이를 지원할 수 있는 제안서를 작성해야 한다.

단순히 계약을 따내는 것을 넘어, 발주처와의 장기적 파트너십을 구축할 기회로 이어질 수 있다.

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[과업지시서 대응 전략: 경영컨설턴트의 제언]

경영컨설턴트로서, 공공입찰 제안서 작성 시 과업지시서에 효과적으로 대응하기 위해

다음과 같은 전략을 제안한다:

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과업지시서에 명시된 요구사항만 충족시키는 것은 경쟁력을 잃는 지름길이다. 발주처가 예상하지 못한

부가가치를 제공할 수 있는 차별화된 솔루션을 제안하라. 예를 들어, 단순히 시스템을 구축하라는 요구에 대해,

향후 유지보수와 확장성을 고려한 모듈형 설계를 제안하거나, 사용자 교육 프로그램을 추가로 포함함으로써

발주처의 만족도를 높일 수 있다.

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[발주처의 언어로 말하라]

제안서는 발주처의 관점에서 작성되어야 한다. 발주처의 미션, 비전, 목표와 일치하는 언어와 논리를 사용해

제안서를 작성하라. 이는 발주처가 제안서를 읽을 때, ‘이 기업은 우리의 니즈를 정확히 이해하고 있다’는

신뢰감을 줄 수 있다.

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[리스크 관리 방안 제시]

공공입찰에서는 리스크 관리가 중요한 평가 요소가 된다. 과업지시서에 명시되지 않은 잠재적 리스크를 식별하고,

이를 사전에 관리할 수 있는 방안을 제안하라. 이는 발주처에게 신뢰를 줄 뿐만 아니라, 기업의 전문성과 책임감을

강조할 수 있는 기회다.

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[성과 중심의 제안서 작성]

발주처는 과업 수행의 결과로 얻을 수 있는 구체적인 성과를 원한다. 제안서에는 과업 수행 후 발주처가

얻을 수 있는 정량적, 정성적 성과를 명확히 제시하라. 예를 들어, "데이터 관리 효율성 30% 향상" 또는

"연간 운영비용 20% 절감"과 같은 구체적인 결과를 포함하라.

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[경영컨설턴트의 추가 의견: 과업지시서 대응의 핵심은 ‘관계 구축’]

공공입찰 제안서는 단순히 계약을 따내기 위한 문서가 아니다. 발주처와의 신뢰 관계를 형성하고,

장기적 파트너십을 구축하기 위한 첫걸음이다. 과업지시서에 대한 대응 전략이 성공하려면,

발주처의 입장에서 생각하고, 그들이 원하는 결과를 넘어 기대 이상의 가치를 제공해야 한다.

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